GRUPPO MONDADORI: EVOLUZIONE DIGITALE A 360°

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Con Docsweb un importante progetto di dematerializzazione e modifica dei processi interni

L’ESIGENZA

Il Gruppo Mondadori, tra le principali media company europee, con una storia di oltre cent’anni all’insegna dell’innovazione e dell’eccellenza, vanta una posizione di assoluta leadership nel mercato dei libri (con diverse case editrici tra cui Mondadori, Einaudi, Piemme, Rizzoli, Sperling & Kupfer, Electa,), nel settore dei magazine (cartacei e online) e nel retail con una rete di oltre 600 librerie e un sito di e-commerce tra i più visitati. L’impulso innovativo che contraddistingue l’azienda, si ripercuote anche sull’organizzazione interna, determinando un’attenzione particolare alla ricerca dell’efficienza nella gestione delle attività quotidiane. Proprio questo spirito ha spinto il Gruppo già nel 2001 ad iniziare un progetto di dematerializzazione, iniziato dalla digitalizzazione del Ciclo Passivo e poi esteso negli anni a diversi ambiti documentali.

LA SOLUZIONE

In un’ottica di incremento dell’efficienza, Mondadori si è posta l’obiettivo di ottimizzare anche i processi interni. I passi ritenuti necessari per attuare questa evoluzione hanno coinvolto anche l’eliminazione della documentazione cartacea e la comunicazione strutturata tra le diverse aree aziendali servendosi di Docsweb, la soluzione di gestione documentale e workflow di SB Italia, come strumento abilitante.

Nel dettaglio, l’azienda ha deciso di utilizzare Docsweb per dematerializzare nel corso degli anni un gran numero di documenti, oltre 5.500.000, che grazie alla soluzione documentale sono ora disponibili ad un rilevante numero di utenti (oltre 500 attraverso accesso diretto alla piattaforma e in consultazione per tutti gli utenti del Gruppo che accedono ai sistemi gestionali aziendali) direttamente sul proprio pc e in piena conformità alle normative sulla privacy in vigore all’interno dell’organizzazione. In particolare sono stati pubblicati in Docsweb, i documenti relativi a diverse aree aziendali (fatture attive e passive, contratti autori e collaboratori, rendiconti degli autori, registri IVA, libri contabili, LUL). Per i documenti dell’area amministrativa Mondadori ha scelto SB Italia per l’invio in Conservazione Sostitutiva.

E’ proprio l’area amministrativa che ha beneficiato in maniera approfondita delle molteplici funzionalità incluse nella soluzione, che hanno permesso all’azienda di registrare miglioramenti tangibili nelle attività operative quotidiane, in particolare nell’ambito della gestione delle fatture fornitori dove già da tempo, mediante Docsweb, il Gruppo Mondadori ha attivato un processo di fatturazione elettronica tra aziende: a seconda della tipologia del fornitore sono state infatti previste diverse modalità di trasmissione dei dati per evitare il ricorso ai documenti cartacei.

Gli agenti hanno un portale dedicato dove verificano e approvano gli importi loro spettanti direttamente a video e in automatico i dati vengono trasmessi per la fatturazione e successivo pagamento.

Alcuni tra i principali fornitori utilizzano invece un sistema in grado di decodificare i diversi flussi di dati inviati direttamente ai sistemi del Gruppo, senza necessità di invio di alcun documento cartaceo. Grazie a questa soluzione, i dati vengono trasmessi, verificati, lavorati e inviati in approvazione attraverso il workflow di Docsweb, velocizzando in tal modo il processo legato alla gestione delle fatture.

Con l’entrata in vigore della Fatturazione Elettronica alla PA, Mondadori ha poi deciso di delegare alla struttura di Service Documentale di SB Italia, l’intera gestione del processo di comunicazione con la Pubblica Amministrazione che anche in questo caso viene svolto utilizzando la piattaforma Docsweb.

IL RISULTATO

La trasformazione dei processi del Ciclo Passivo, la dematerializzazione e la gestione digitale delle numerose tipologie di documenti che negli anni sono stati progressivamente inseriti nel progetto, ha permesso un crescente aumento dell’efficienza, nonché un miglioramento significativo nelle comunicazioni tra le diverse aree aziendali, eliminando qualsiasi necessità di trasferimento di documenti cartacei.

“L’introduzione di Docsweb a supporto di ogni fase della gestione documentale, quindi archiviazione, ricerca, riproduzione e condivisione dei documenti ci ha garantito un importante recupero di efficienza di processo e una conseguente rifocalizzazione su attività a più alto valore aggiunto” dichiara Massimo Garrone, il Direttore Amministrativo di Gruppo.

“Il progetto attivato con Mondadori è la dimostrazione che i processi documentali digitali permettono alle aziende di adeguarsi rapidamente alle evoluzioni di scenario abilitate dalle nuove tecnologie”, afferma Massimo Missaglia, Amministratore Delegato di SB Italia. “La presenza di Docsweb all’interno di Mondadori ha infatti permesso all’azienda di conformarsi velocemente e senza alcuna difficoltà alle nuove normative in tema di fatturazione elettronica e di continuare il cammino verso l’innovazione e l’ottimizzazione delle risorse aziendali”.