ATS CITTA’ METROPOLITANA DI MILANO

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L’esperienza di ATS Città Metropolitana di Milano:

60mila fatture all’anno da oggi viaggiano in digitale grazie a Docsweb di SB Italia 

La fatturazione elettronica, da obbligo di legge a opportunità: il nuovo sistema di Business Process Management, sviluppato da SB Italia, gestisce l’intero ciclo di controllo e approvazione, in un’ottica di maggiore efficienza e di risparmio in termini di costi e di tempo.

ATS Città Metropolitana di Milano è l’Agenzia di Tutela della Salute che comprende i territori di competenza di 4 Aziende Sanitarie Locali che hanno cessato l’attività e sono confluite a partire dal 01/01/2016 nell’ente: ASL Milano, ASL Milano 1, ASL Milano 2 e ASL Lodi. L’Agenzia gestisce 80 diverse sedi ed effettua un’importante attività di controllo sanitario su un territorio che comprende 195 comuni.

La legge finanziaria del 2008 ha introdotto, a partire dal 31 Marzo 2015, l’obbligo di fatturazione elettronica per le prestazioni rese nei confronti della Pubblica Amministrazione, con l’obiettivo di favorire una maggiore semplificazione e razionalizzazione del ciclo di approvvigionamento, attraverso trasparenza e monitoraggio della spesa pubblica. Nelle intenzioni del legislatore c’era anche l’invito alle Pubbliche Amministrazioni a dematerializzare tutto il procedimento, per una gestione del ciclo delle fatture completamente in formato digitale. ATS  Città Metropolitana di Milano ha scelto di intraprendere questa strada, nell’ottica di migliorare le procedure interne e di coglierne le opportunità di innovazione, in termini di risparmio di tempi e di costi.

Nel mese di Agosto 2015, l’Agenzia ha indetto un appalto pubblico per dotarsi di uno strumento che gestisse la fatturazione e l’intero flusso di lavoro collegato. SB Italia, società specializzata in soluzioni IT per la gestione, l’integrazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, in gara con altri 3 concorrenti, si è aggiudicata il bando grazie alle potenzialità di Docsweb, la propria piattaforma di Document Management & Workflow.

Dopo un periodo iniziale di lavoro necessario alla personalizzazione dello strumento sulla base delle esigenze dell’Agenzia e alla formazione di dirigenti e manager, il nuovo sistema è entrato a pieno regime nel mese di Aprile 2016.

Oggi, il flusso di lavoro legato alle gestione delle fatture è interamente digitale e risulta notevolmente più fluido e leggero. Le fatture, caricate sul portale SOGEI, vengono trasferite attraverso Lombardia Informatica sull’ERP di ATS Milano e, successivamente, autorizzate mediante Docsweb.  Il sistema di workflow tiene in memoria tutti i passaggi che i documenti compiono, segnalando eventuali problemi o rallentamenti “anomali” nel flusso approvativo.

“Fino a pochi mesi fa, la gestione delle fatture in entrata, circa 60mila all’anno, era per la nostra organizzazione un compito davvero gravoso: le fatture in entrata, tutte in formato digitale per obbligo di legge, dovevano essere stampate, spesso in più copie, distribuite fisicamente fino alla scrivania di chi doveva occuparsi dell’approvazione e, successivamente, riportate alla ragioneria per procedere con il pagamento. Possiamo stimare un consumo di circa 2 risme di carta al giorno solo per espletare queste attività. Oggi, in seguito all’introduzione di Docsweb, non viene stampato più nemmeno un foglio!”, racconta Yuri Pasquinelli, Responsabile SS Progetti Software e DWH di ATS Milano. “Inoltre, grazie alla funzionalità di autorizzazione massiva, anche il lavoro degli «approvatori» risulta ora più fluido e veloce, a tutto vantaggio della produttività”.

Docsweb di SB Italia, grazie all’interfaccia intuitiva, consente al personale di ATS di essere sempre più autonomo nello svolgimento di molte operazioni, tra cui la modifica o l’aggiunta di flussi di lavoro.

Attualmente, le due aziende stanno lavorando anche alla parte di reportistica, come previsto dal bando di gara: gli utenti, infatti, richiedono sempre più spesso la possibilità di effettuare estrazioni dai dati, per sapere, ad esempio, quanto tempo occorre mediamente per evadere le fatture o quanti pagamenti vengono rifiutati in un arco di tempo definito.

“Grazie ad una puntuale analisi effettuata da ATS Milano e riportata nelle specifiche di gara, siamo stati in grado di disegnare flussi informatizzati personalizzati, fornendo al cliente uno strumento realmente efficace e flessibile, perfettamente adattabile ai flussi di lavoro legati alla gestione delle fatture”, dichiara Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Document Management, Workflow & Services di SB Italia.

“È la prima volta che viene dematerializzato un processo così importante per ATS. Tutti gli utenti ne stanno apprezzando i vantaggi e l’estrema semplicità d’uso. L’esperienza positiva con la fatturazione sarà sicuramente da incentivo verso il passaggio al nuovo sistema anche per altre procedure. Auspichiamo di digitalizzare progressivamente tutti i workflow cartacei che interessano il nostro lavoro, nell’ottica di offrire agli utenti un servizio sempre più agile, senza sprechi di tempo e risorse”, conclude Pasquinelli.