Solo Italia sempre più digitale ed efficiente, grazie a SB Italia

• EleonoraLuca
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Come affiancare una delle principali aziende dolciarie italiane ad ottimizzare, grazie al digitale, il processo di rifornimento della grande distribuzione su tutto il territorio europeo.

Lo scenario 

Dal 1997, Solo Italia produce prodotti dolciari freschi e surgelati per le maggiori catene di supermercati d’Europa. Da loro riceve ogni giorno ordini singoli o molteplici, che il personale dedicato recepisce per preparare i colli da inviare ai magazzini centrali.

L’impegno richiesto da questo task, unito alle aspettative di un mondo sempre più digitalizzato e competitivo, hanno reso necessario un update del sistema di ricezione degli ordini. L’obiettivo? Automatizzare, velocizzare e affinare il processo, liberando gran parte del personale coinvolto.

La sfida 

Studiare una soluzione in grado di raccogliere le richieste di rifornimento dei supermercati, e di trasferirli in tempi molto brevi – meno di 30 minuti – sui sistemi di Solo Italia, come ordini pronti per essere azionati. Una sfida resa ancora più impegnativa dal fatto che gli ordini possono presentarsi in diversi formati: excel, pdf, testuali o direttamente per immagini, quest’ultime particolarmente difficili da leggere e trascrivere. Il tutto, riducendo il margine d’errore e il coinvolgimento di un team dedicato, che per un processo di data entry manuale arrivava a richiedere fino a 4 persone.

La soluzione 

Un nuovo processo digitale implementato da SB Italia per raccogliere i dati contenuti negli ordini, basato su una tecnologia OCR (Optical Character Recognition). Nome del cliente, paese di destinazione, codice articolo, quantità di colli, prezzo, numero d’ordine, data d’ordine e di consegna, vengono identificati e processati attraverso due server che lavorano contemporaneamente, per garantire la consegna dell’output entro il tempo richiesto. I dati vengono poi estratti e caricati sull’SFTP di Solo Italia in più formati, che dà l’avvio al sistema di informazione dell’ordine. Alla fine di questo processo, le informazioni vengono automaticamente portate sul sistema ERP di destinazione.

“Il successo di un progetto come questo è determinato da più elementi. Ascolto, proattività e competenza sono fondamentali tanto quanto l’implementazione di tecnologie avanzate. Il lavoro con Solo Italia si è rivelato un lavoro di grande intesa: la comunicazione immediata e la reciproca fiducia sono stati i veri elementi determinanti per la buona riuscita del progetto” commenta Massimo Missaglia, AD di SB Italia

Risultati

Un processo di digital transformation che ha abbattuto la possibilità di errore aumentato la percentuale di correttezza oltre il 94%, velocizzando il processo e dando la possibilità a Solo Italia di riposizionare il team dedicato su altre attività a più alto valore aggiunto.

Prima e dopo 

Prima
Processo manuale per l’inserimento delle righe d’ordine
4 persone necessarie per l’imputazione
1700 righe d’ordine al giorno

Dopo
Processo digitalizzato OCR inserimento righe d’ordine
1 persona necessaria per la verifica e la correzione
1700 righe d’ordine al giorno